Как контролировать рабочее время сотрудников?

Тайм-менеджмент успешно применяется не только для планирования личного времени, но и для более рациональной работы сотрудников. Также применение основ тайм-менеджмента позволяет лучше контролировать рабочее время ваших подчиненных.

Итак, предпочтительнее жесткий или гибкий график?

Наверняка мы не откроем вам тайны, сказав, что результативность сотрудников намного больше зависит от их отношения к делу, нежели от графика.

При ответственной работе приходят они на час раньше или позже - совсем не важно.

Чаще всего в компаниях тайм-менеджемент применяют в качестве "кнута". Приемы тут понятные - жесткий график работы, наказания за опоздание, повышение норм производительности.

При этом зачастую план бывает невыполним в принципе. А если люди его все же с горем пополам выполняют, то в следующем месяце он становится еще больше.

Еще иногда неправильно применяют хронометраж. Например, заставляют вести подробный отчет всего, что сотрудники делали в течение рабочего дня.

Во-первых, это по-человечески неприятно, а во-вторых отнимает время на постоянную запись результатов хронометража.

Если по вашему мнению это необходимо, им может заниматься наблюдатель со стороны, не отвлекая сотрудников.

Как можно применять тайм-менеджмент с пользой?

Начните с системного анализа всей организации, - поймите, на что уходит драгоценное время.

Есть несколько элементарных способов повысить производительность труда.

Например, нанять секретаря, который будет экономить время остальных работников - отсеивать ненужные звонки, распределять информацию по офису.

Затем обратите внимание на "слабое звено" своей организации.

Обычно в таком отделе постоянно происходят ЧП и за счет этого тормозится работа фирмы в целом.

Также необходимо проанализировать, какие 20% товаров, услуг или клиентов дают вашей компании 80% прибыли, и обратить самые мощные ресурсы на поддержане этого направления.

Не поленитесь разработать комплексный подход к бизнесу. Напечатайте готовые формы, бланки, книги ответов часто задаваемые вопросы.

Есть еще ряд интересных и практичных подходов. Например, японская система 5С или Кайдзен.

5 простых шагов для улучшения "кармы компании":

1. Избавьтесь от всего ненужного.

2. Соблюдайте порядок: определите для каждой вещи свое место.

3. Содержите рабочее место в чистоте.

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка.

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание.

Когда человек перестает тратить время на ненужные операции, уже за счет этого он автоматически делает работу быстрее.

За счет того, что все можно легко и быстро найти, когда известно, кто и за что отвечает, улучшается микроклимат в коллективе и результаты не заставят себя долго ждать.

Но имейте в виду: если ваши сотрудники не видят своей выгоды, то из-под палки их не заставить. Точнее, заставить можно, но толку не будет.

Выход очевиден - нужно не полениться, и рассказать, что получат сотрудники от введения новых правил.

Если человек, используя настенную доску для бумаг или стикеров, не забудет важных дел, и Вы ему доходчиво это объясните, то через месяц он будет воспринимать новый порядок как необходимый элемент работы.

Подведем итоги. Если работа творческая, требует креатива и сотрудники относительно автономны - могут работать с использованием современных технологий коммуникации - то лучше гибкий график. Работа в таком случае оценивается по результатам.

Если работа ближе к конвейеру, требует тесного взаимодействия между различными сотрудниками и отделами - лучше жесткий график, когда все находятся на своих местах и это ускоряет работу.

Например, если вам нужно чтобы бухгалтер был все время на месте, вам не подойдет бухгалтер, который может приходить только 2-3 дня в неделю.

При этом дизайнер вполне может справляться со своими обзанностями и не приходя в офис.

Итак, тайм-менеджмент может не только повысить эффективность работы организации, но и сделать саму работу более приятной и комфортной.