Как вести клиентскую базу организатору СП
За несколько лет работы у вас может накопиться множество постоянных клиентов и заказчиков, которым нужны ваши услуги время от времени. Кроме них накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами всего один или два раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести этих людей в категорию постоянных клиентов.
Решить данные задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM-системы, но, как правило, за них надо платить. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в программе Excel. Возможности программы позволяют сортировать, форматировать, фильтровать, редактировать, систематизировать и структурировать информацию. Давайте посмотрим как это работает.
Вся информация в базе данных содержится в записях и полях. Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте. Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах. Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.
Какие поля нам необходимы для СП? Мы предлагаем сделать обязательными следующие столбцы: номер СП, дата заказа, ФИО, телефон, e-mail, площадка, артикул, размер, оптовая цена, орг%, сумма к оплате.
Номер СП необходимо знать при оформлении заказа у поставщика и для сортировки заказов во время оплаты и раздачи. Дата заказа поможет вам отслеживать, как давно тот или иной участник закупки совершал последний заказ и насколько давно он уже с вами. Эти данные помогут вам в работе с клиентами: к примеру, если человек регулярно в течение большого количества времени делает заказы в вашей СП, это повод как-то его вознаградить, сделать скидку или подарок, присвоить ему статус VIP-клиента и так далее.
Фамилия, имя, отчество, номер телефона и e-mail - это контактные данные ваших клиентов, без которых вам просто не обойтись в работе. Ситуации бывают разные: клиент сделал заказ и забыл о нем, пока ждал сбора минимальной суммы, пришло время оплаты, а заказчик "потерялся" - необходимо будет позвонить и напомнить о закупке. К тому же номер телефона и e-mail - это важнейшие каналы коммуникации с вашими клиентами, без них вам просто нельзя!
Площадка - это тот интернет-ресурс, откуда пришел ваш клиент. Мы уже писали о том, что вы должны работать сразу в нескольких социальных сетях и форумах, если хотите заниматься совместными покупками серьезно и хорошо зарабатывать. И если вы так работаете, то должны знать, с какой площадки поступил тот или другой заказ.
Артикул, размер, оптовая цена - это показатели самого заказа, по ним вы будете делать заказ у вашего поставщика, отслеживать набор минимальной суммы заказа, упаковывать заказы на раздачу. Орг% - это ваша прибыль: этот столбец поможет вам четко понимать, сколько вы заработали за месяц, за квартал, за год. Сумму к оплате вы будете выставлять своим заказчикам, когда придет время сбора денег с клиентов.
На свое усмотрение вы можете добавить и другие поля. Например, дату рождения ваших клиентов и затем поздравлять их с праздником, предлагать скидку в качестве подарка – это прекрасный повод ненавязчиво напомнить о себе. Можно добавить ссылку на профиль в социальных сетях и так далее.
Итак, у вас должна получиться вот такая таблица:
Далее, для работы с базой клиентов нам потребуется вкладка "Данные", в которой мы будем использовать "фильтр" для сортировки необходимой нам информации.
С помощью фильтра мы можем отобрать из всей базы:
- нужный нам номер закупки и посмотреть сколько получилось заработать с каждой из них;
- определенную дату и увидеть все заказы поступившие в этот день;
- определенного клиента и отследить количество и сумму всех его заказов;
- отдельную площадку и провести анализ работы с ней, и так далее.
Вести клиентскую базу в Excel очень удобно и абсолютно бесплатно. Не ленитесь, обязательно переносите все ваши заказы в этот файл и храните его на нескольких носителях. Случиться может все что угодно: могут забанить или взломать группу, или ваш аккаунт в социальных сетях, могут закрыть закупку на форуме - вы в любом случае должны сохранить своих клиентов. Клиентская база - это самый ценный ресурс в вашем бизнесе!